El e-learning se ha convertido en una herramienta muy interesante para las empresas que buscan optimizar sus procesos de formación. En vez de repetir la misma formación una y otra vez, puede reutilizarse siempre que se necesite.

Si tu empresa está considerando dar el paso hacia la digitalización de su formación, te presento una guía completa para que inicies este proceso con las mejores garantías de éxito.

¿Qué es la digitalización de la formación y por qué es importante?

La digitalización de la formación se basa en pasar de una formación presencial en la que debes repetir cada vez que la necesitas, a una digital donde podrás reutilizar la misma formación para todas las veces que debas formar.

Esto implica la creación de cursos e-learning, implementar una plataforma en línea y el uso de diversas tecnologías para facilitar el aprendizaje de los empleados.

Las ventajas de digitalizar la formación en tu empresa son numerosas:

Flexibilidad

Los empleados pueden acceder a la formación desde cualquier lugar y en cualquier momento, a su propio ritmo y según sus necesidades.

Personalización

Los contenidos formativos pueden adaptarse a las necesidades específicas de cada empleado o grupo de empleados.

Escalabilidad

Los programas de formación e-learning pueden llegar a un gran número de empleados sin necesidad de grandes inversiones en infraestructura.

Eficacia

La formación e-learning puede ser más efectiva que la formación presencial, ya que permite a los empleados centrarse en los contenidos que realmente les interesan y repetirlos tantas veces como sea necesario.

Rentabilidad

La digitalización de la formación puede reducir significativamente los costes asociados a la formación tradicional, como los costes de desplazamiento, alojamiento y materiales.

1. Evaluación y análisis de necesidades: poniendo las bases

Antes de embarcarnos en la creación de cursos e-learning, es crucial realizar un análisis profundo de las necesidades formativas de la empresa.

Este proceso, que debe ser participativo e involucrar a diferentes áreas, nos permitirá definir los objetivos específicos que queremos alcanzar con la formación e-learning.

¿Buscamos mejorar el desempeño en un área determinada? ¿Necesitamos actualizar a los empleados en nuevas tecnologías o normativas? ¿Deseamos potenciar las competencias transversales del equipo?

Tener claros estos objetivos nos guiará en la selección de contenidos, la metodología de aprendizaje y las herramientas tecnológicas más adecuadas.

Un análisis completo de las necesidades debe incluir:

  • Definición del público objetivo: es fundamental identificar a los empleados que recibirán la formación, considerando sus roles, responsabilidades, nivel de conocimiento previo y estilos de aprendizaje. Esto nos ayudará a personalizar los contenidos y las actividades formativas.
  • Evaluación de las competencias actuales: a través de herramientas como tests, cuestionarios o incluso entrevistas, podemos determinar el nivel de dominio que tienen los empleados de las competencias que queremos desarrollar.
  • Análisis de los gaps formativos: comparando las competencias actuales con las competencias requeridas para cada puesto de trabajo, podemos identificar las brechas formativas que deben ser abordadas a través de la formación e-learning.
  • Recursos disponibles: es importante evaluar los recursos humanos y tecnológicos con los que contamos para la implementación del programa e-learning. Esto incluye instructores expertos, herramientas de creación de contenidos, plataformas e-learning y presupuesto disponible.

2. Diseño del programa e-learning: creando una experiencia de aprendizaje efectiva

Una vez que tenemos claros los objetivos y las necesidades formativas, podemos comenzar a diseñar el programa e-learning. En esta etapa, es importante definir la estructura del programa, los formatos de los contenidos, la metodología de aprendizaje y las herramientas digitales que se utilizarán.

Estructura del programa:

  • Módulos: el programa debe dividirse en módulos temáticos que aborden de forma organizada y progresiva los contenidos formativos.
  • Lecciones: cada módulo se compone de lecciones más pequeñas y manejables, que facilitan el aprendizaje y la retención de información.
  • Actividades: es importante incluir actividades prácticas, como cuestionarios, simulaciones o proyectos, para que los empleados apliquen los conocimientos adquiridos y consoliden su aprendizaje.

Formatos de los contenidos:

  • Variedad: se recomienda utilizar una variedad de formatos para hacer la formación más atractiva e interactiva, incluyendo vídeos, presentaciones, documentos, infografías, podcasts, etc.
  • Calidad: los contenidos deben ser de alta calidad, tanto en el aspecto visual como en el contenido informativo.
  • Accesibilidad: es importante que los contenidos sean accesibles para todos los empleados, independientemente de sus limitaciones o preferencias.

Metodología de aprendizaje:

  • E-learning: ofrece una gran flexibilidad a los empleados, permitiéndoles acceder a la formación desde cualquier lugar y en cualquier momento.
  • Blended learning: la combinación de formación presencial y e-learning puede ser una estrategia efectiva para aprovechar las ventajas de ambos modelos.
  • Microlearning: los cursos cortos y modulares, basados en el microlearning, se adaptan mejor a los ritmos de aprendizaje actuales y permiten una mayor flexibilidad.

Herramientas digitales:

  • Plataforma e-learning: la elección de una plataforma e-learning adecuada es crucial para el éxito del programa. Debe ser fácil de usar, escalable y contar con las funcionalidades necesarias para la gestión de contenidos, la comunicación con los usuarios y el seguimiento del aprendizaje. Con nuestra plataforma y gestor de la formación tendrás cubiertas todas las necesidades para implementar la formación, vinculada a la evaluación del desempeño y las competencias técnicas.
  • Herramientas de creación de contenidos: existen diversas herramientas, tanto gratuitas como de pago, que facilitan la creación de contenidos e-learning de alta calidad. También puedes contar con un equipo profesional que haga el trabajo por ti.

3. Desarrollo de contenidos: llenar de vida tu programa e-learning

Con el diseño del programa definido, es hora de dar vida a los contenidos e-learning. En esta etapa, es importante contar con la participación de expertos en la materia y utilizar herramientas de creación de contenidos de calidad.

Consejos para crear materiales e-learning efectivos:

  • Claridad y concisión: Los contenidos deben ser claros, concisos y fáciles de entender. Evita el uso de lenguaje técnico o complejo que pueda dificultar el aprendizaje.
  • Organización y estructura: los contenidos deben estar bien organizados y estructurados, siguiendo una lógica interna que facilite la comprensión.
  • Variedad de formatos: combina diferentes formatos de contenido, como texto, imágenes, vídeos, infografías y audio, para hacer la formación más atractiva e interactiva.
  • Ejemplos y casos prácticos: incluye ejemplos y casos prácticos que ayuden a los empleados a aplicar los conocimientos adquiridos en situaciones reales.
  • Diseño atractivo: el diseño visual de los contenidos debe ser atractivo y acorde a la imagen corporativa de la empresa.

Puedes descargar nuestro e-book gratuito con herramientas de IA que pueden ayudarte a empezar.

4. Implementación y seguimiento: poniendo en marcha tu programa e-learning

Una vez que los contenidos e-learning están listos, es hora de implementar el programa y realizar un seguimiento continuo de su efectividad.

Implementación:

  • Comunicación: es importante comunicar de manera efectiva a los empleados el lanzamiento del programa e-learning, explicando sus objetivos, beneficios y cómo acceder a la formación. ¿Quieres ideas? Mira estas acciones para impactar en esta fase.
  • Capacitación: es recomendable ofrecer a los empleados una capacitación básica sobre cómo utilizar la plataforma e-learning y aprovechar al máximo las herramientas disponibles.
  • Soporte técnico: es importante contar con un soporte técnico adecuado para resolver cualquier problema que puedan tener los empleados durante el proceso de aprendizaje.

Seguimiento:

  • Monitorización del progreso: es importante monitorizar el progreso de los empleados en la formación, utilizando las herramientas de seguimiento disponibles en la plataforma e-learning.
  • Evaluación del aprendizaje: se deben realizar evaluaciones para medir el impacto de la formación en el conocimiento, las habilidades y el desempeño de los empleados.
  • Recopilación de feedback: es importante recopilar feedback de los empleados sobre su experiencia con la formación e-learning para identificar aspectos que pueden ser mejorados.

5. Vinculación con la evaluación del desempeño y las competencias técnicas

Para que la formación e-learning tenga un impacto real en tu empresa, es importante vincularla con la evaluación del desempeño y las competencias técnicas de los empleados. Esto significa que los resultados de la formación deben ser tomados en cuenta a la hora de evaluar el desempeño de los empleados y de identificar sus necesidades formativas futuras.

Vincula la formación e-learning con la evaluación del desempeño y las competencias técnicas:

  • Incluir objetivos de aprendizaje en las evaluaciones de desempeño: los objetivos de aprendizaje de los cursos e-learning pueden ser incluidos en las evaluaciones de desempeño de los empleados.
  • Utilizar los resultados de la formación para identificar necesidades formativas: pueden ser utilizados para identificar las necesidades formativas de los empleados y diseñar programas de formación personalizados.

La implementación de un programa de formación e-learning en una empresa puede ser un proceso desafiante, pero también trae muchas ventajas. Entre otras, una mejora en el sentimiento de pertenencia de las personas hacia la empresa.

Siguiendo estas pautas puedes aumentar las posibilidades de éxito y aprovechar al máximo los beneficios que ofrece la formación e-learning para el desarrollo de tus empleados y la mejora de la competitividad.

Y si necesitas ayuda, estamos aquí para colaborar contigo y poner en marcha tu proyecto.

Virginia Gaitán

Consultora creativa de proyectos e-learning

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