La formación bonificada permite a las empresas recuperar parte de la inversión realizada en la capacitación de sus personal, mediante bonificaciones en las cotizaciones a la Seguridad Social.
Sin embargo, disponer de crédito no significa que cualquier curso pueda bonificarse automáticamente. Para aplicar la bonificación correctamente, la empresa debe comunicar la formación dentro de plazo, impartirla conforme a los requisitos establecidos y conservar evidencias suficientes para responder ante una posible actuación de seguimiento o control.
En la modalidad de teleformación, el LMS no puede limitarse a alojar documentos. Debe registrar la actividad de cada participante, permitir la interacción con la tutoría, controlar las evaluaciones y conservar la trazabilidad de todo el proceso. La normativa define la plataforma virtual como un entorno que debe asegurar la interactividad, el seguimiento continuo y la evaluación del aprendizaje.
A continuación, explicamos cómo organizar la gestión bonificada con FUNDAE internamente en cuatro pasos.
Paso 1. Planificar la formación y comunicarla antes de su inicio
Dar de alta la acción y el grupo formativo
En la aplicación de FUNDAE hay que dar de alta primero la acción formativa, indicando, entre otros datos:
- Denominación y objetivos.
- Contenidos.
- Modalidad de impartición.
- Nivel de la formación.
- Número de horas.
Después debe comunicarse el inicio del grupo formativo, con carácter general, al menos dos días naturales antes de la fecha de comienzo. En esta comunicación se incluyen las fechas de inicio y finalización, el número previsto de participantes, los datos de los tutores y el centro de formación o centro gestor de la plataforma.
Cuando la empresa cuente con Representación Legal de las Personas Trabajadoras, también deberá cumplir previamente el procedimiento de información correspondiente.
Crear un usuario para la inspección
Antes de comunicar el inicio, es recomendable comprobar que el curso está completamente configurado y crear un perfil específico de inspección.
Este usuario debe permitir acceder al aula sin alterar los registros ni los contenidos y consultar, al menos:
- La estructura completa del curso.
- La guía didáctica.
- Los contenidos y actividades.
- Los foros y herramientas de comunicación.
- Las evaluaciones.
- La información de la tutoría.
- Los registros de seguimiento disponibles.
FUNDAE señala que las plataformas utilizadas deben permitir el acceso de los órganos de control y contemplar la creación de usuarios con perfil de inspector. Además, deben poder identificar la acción, a las personas participantes y sus registros de actividad.
Por tanto, no conviene esperar a recibir una inspección para comprobar si las claves funcionan. El acceso debe prepararse desde el alta de la acción y la comunicación del grupo.
Incorporar la guía didáctica y el perfil de la tutoría
La guía didáctica es uno de los documentos básicos de la acción. Debe explicar claramente:
- Los objetivos y contenidos.
- La metodología.
- La duración y el calendario.
- El funcionamiento del LMS.
- Las actividades previstas.
- El sistema de seguimiento.
- Los criterios de evaluación.
- Las características de la tutoría.
- Los requisitos para finalizar la formación.
Asegúrate que la guía cuente con esta información completa. También debe estar disponible la información profesional de quien tutoriza, quien además debe acreditar conocimientos o experiencia en la materia y formación o experiencia verificable en tutorización mediante teleformación. La regulación establece, además, un mínimo de un tutor o tutora por cada 80 participantes.
Las orientaciones oficiales aportadas también destacan la necesidad de disponer de la guía didáctica, el currículo y las acreditaciones de quien tutoriza como parte del expediente formativo.
¿Qué ocurre cuando hay aula virtual?
Una sesión en Teams, Zoom o una herramienta similar no queda justificada únicamente porque exista una invitación en el calendario.
Cuando se utiliza un aula virtual, deben quedar registrados:
- La acción formativa.
- La identidad de cada participante.
- La fecha de la sesión.
- La hora de entrada y salida.
- El tiempo total de conexión.
- La identidad de la persona formadora.
La herramienta debe garantizar conectividad sincronizada, identificación de asistentes y comunicación bidireccional. Si la sesión se comunica como formación presencial impartida mediante aula virtual, los registros de conexión sustituyen al control de asistencia en papel.
Paso 2. Configurar el LMS para generar evidencias válidas
Un LMS preparado para la formación bonificada debe permitir demostrar no solo que el usuario tenía acceso, sino qué hizo exactamente dentro de la plataforma.
Utilizar contenidos interactivos, no un simple PDF
La mera puesta a disposición de un documento descargable no se considera suficiente para justificar una acción de teleformación.
Los contenidos deben estar integrados en la plataforma y permitir registrar la navegación, el avance y la interacción del alumno. Es recomendable combinar:
- Contenidos HTML5 o SCORM.
- Vídeos y recursos audiovisuales.
- Ejercicios interactivos.
- Casos prácticos.
- Actividades de aplicación.
- Recursos complementarios.
- Evaluaciones parciales y finales.
Las orientaciones oficiales son expresas al señalar que la simple descarga de contenidos en PDF no constituye teleformación.
Estructurar correctamente el aula
La organización del curso debe resultar clara tanto para participantes como para una persona inspectora. Una estructura recomendable sería:
- Presentación y guía didáctica.
- Información y currículo de la tutoría.
- Manual de uso y soporte técnico.
- Módulos de contenido.
- Actividades prácticas.
- Evaluaciones parciales.
- Foros de debate.
- Evaluación final.
- Cuestionario de satisfacción.
- Certificado o diploma.
La secuencia debe configurarse para que las pruebas se realicen después de acceder a los contenidos correspondientes. De esta manera, el reporte puede demostrar que el alumnado ha seguido el itinerario previsto y no se ha limitado a entrar directamente en la evaluación.
Aprovechar las actividades del LMS
Cuando el curso incluya ejercicios abiertos, casos o entregas, deben gestionarse desde la propia plataforma.
Esto permite conservar el archivo o respuesta entregada, la fecha y hora de entrega, las correcciones realizadas, su valoración o calificación así como los comentarios de la tutoría.
Enviar las actividades por correo electrónico fragmenta la evidencia y dificulta la preparación del expediente. Siempre que sea posible, conviene utilizar las herramientas de tareas, documentos, cuestionarios y evaluación del LMS.
Preparar evaluaciones parciales y finales
La plataforma debe disponer de controles de aprendizaje relacionados con los contenidos y distribuidos a lo largo de la acción.
Para que una persona pueda comunicarse como finalizada en modalidad de teleformación, debe haber realizado, como mínimo, el 75 % de los controles periódicos de seguimiento del aprendizaje. No es suficiente con matricularse, conectarse o abrir el contenido.
Además de estos controles, resulta conveniente incorporar una evaluación final que permita comprobar globalmente la adquisición de los conocimientos.
Cómo se vería una buena estructura de curso online
A modo de ejemplo, aquí tienes capturas de alguno de estos elementos incluidos en el Campus Virtual, y que pueden servirte de inspiración para configurar los cursos que quieras bonificar.
Bienvenida
Guía didáctica
Contenido interactivo
Actividad práctica
Descarga del certificado
Paso 3. Realizar un seguimiento tutorial activo y documentado
FUNDAE exige que exista un sistema tutorial que garantice la interacción entre tutoría y participantes. Quien tutoriza debe orientar, resolver dudas, fomentar la participación, realizar el seguimiento y participar en la corrección de actividades y evaluaciones.
Las alertas automáticas no sustituyen a la tutoría
Los avisos automáticos son muy útiles para recordar fechas, detectar falta de acceso o animar a continuar. Sin embargo, por sí solos no demuestran la intervención de una persona tutora.
La automatización puede complementar la dinamización, pero debe existir una actividad humana identificable y trazable:
- Mensajes enviados por la tutoría.
- Respuestas a consultas.
- Correcciones de ejercicios.
- Comentarios individualizados.
- Intervenciones en foros.
- Seguimientos de participantes rezagados.
Las fuentes oficiales consultadas no establecen un número mínimo general de tres comunicaciones tutoriales. Lo que exigen es una tutoría activa, adecuada y registrada. Como protocolo interno prudente, puede establecerse un mínimo de tres intervenciones humanas:
- Mensaje inicial de bienvenida y explicación de la metodología.
- Comunicación intermedia de seguimiento.
- Mensaje final con instrucciones de evaluación, encuesta y certificado.
Estas comunicaciones deben adaptarse al desarrollo real del grupo. No deberían ser tres mensajes idénticos enviados únicamente para cubrir un expediente.
Utilizar los foros como evidencia de colaboración
Los foros permiten fomentar la participación y dejar constancia de la interacción entre alumnado y tutoría.
Para que resulten útiles, deben plantear una actividad concreta relacionada con el aprendizaje: resolver un caso, compartir una experiencia, analizar una situación o debatir una decisión. Un foro vacío o sin intervención de quien tutoriza aporta poco valor pedagógico y escasa evidencia de dinamización.
Controlar el progreso antes de que sea demasiado tarde
El seguimiento no debe dejarse para los últimos días. El LMS debería generar alertas sobre:
- Participantes que todavía no han accedido.
- Usuarios con tiempos de conexión muy reducidos.
- Contenidos pendientes.
- Actividades no entregadas.
- Controles de aprendizaje incompletos.
- Ausencia de interacción con la tutoría.
A partir de estas alertas, el tutor debe intervenir y dejar registrada la actuación.
¿Existe un porcentaje mínimo de conexión?
Este punto debe tratarse con especial rigor ya que el criterio oficial actual para comunicar a un participante como finalizado en teleformación es haber realizado al menos el 75 % de los controles de aprendizaje.
No obstante, los tiempos deben ser coherentes con la duración comunicada, el recorrido por los contenidos y las actividades realizadas. Como referencia recomendable es mejor aproximarse como mínimo al 50%-75 % de las horas comunicadas de la acción.
La evidencia debe valorarse en conjunto:
- Tiempo de conexión.
- Avance por los contenidos.
- Actividades realizadas.
- Controles completados.
- Resultados obtenidos.
- Interacción con la tutoría.
Paso 4. Cerrar la acción, generar los informes y custodiar la documentación
Comunicar la finalización
En la aplicación de FUNDAE deben informarse:
- Participantes que han finalizado.
- Los costes directos, indirectos y, cuando corresponda, de organización.
- La cuantía que se aplicará como bonificación.
- El mes en el que se aplicará.
Esta comunicación debe realizarse después de la fecha de finalización y antes de aplicar la bonificación en los seguros sociales. En todo caso, debe completarse antes de que finalice el plazo correspondiente al boletín de cotización de diciembre.
Solo deben comunicarse como finalizadas las personas que realmente cumplen los requisitos. Bonificar participantes sin evidencias suficientes puede provocar una minoración o devolución posterior.
Poner a disposición el cuestionario de satisfacción
Al finalizar la acción debe facilitarse a los participantes el cuestionario oficial de evaluación de la calidad.
Una configuración práctica consiste en:
- Mantener disponible el PDF oficial.
- Reproducir el cuestionario dentro del LMS (encuesta online).
- Exportar las respuestas.
- Conservarlas en PDF dentro del expediente.
El modelo admite su adaptación a una plataforma web, siempre que se respeten las preguntas, la codificación y la escala de valoración.
No es obligatorio que cada participante lo cumplimente, pero sí debe acreditarse que se ha distribuido o puesto a disposición de quienes finalizan la formación.
Entregar el certificado o diploma
El certificado de asistencia o diploma debe entregarse o ponerse a disposición del participante en un plazo máximo de dos meses desde la finalización de la acción.
Cuando se entrega desde el LMS, la plataforma debe registrar:
- La identidad autenticada del usuario.
- La fecha de acceso.
- La descarga del documento.
- El documento concreto entregado.
Puede configurarse una pantalla final obligatoria que conduzca al área de certificados. No obstante, lo importante no es únicamente que exista el botón, sino que el sistema permita acreditar la puesta a disposición y, cuando se produzca, la descarga a modo de recibí.
Generar un reporte integral de participación
No basta con un informe que muestre únicamente “completado” o “no completado”.
Para responder adecuadamente a un requerimiento, el LMS debe permitir obtener información detallada por participante:
- Identificación de la acción, grupo y participante.
- Fechas de inicio y finalización.
- Relación de accesos.
- Tiempo de conexión acumulado.
- Progreso por módulos y contenidos.
- Actividades entregadas.
- Controles de aprendizaje realizados.
- Fechas, intentos, notas y resultados.
- Evaluación final.
- Registro de los mensajes y comunicaciones tutoriales.
- Participación en foros.
- Acceso al cuestionario de calidad.
- Puesta a disposición o descarga del certificado.
También debe conservarse la actividad de la propia tutoría.
En la práctica, puede ser necesario combinar varios informes. Lo relevante es que el conjunto permita reconstruir lo ocurrido durante toda la acción formativa.
Preparar el expediente de cierre
Una vez cerrada la acción, conviene generar un dossier que incluya:
- Comunicación de inicio y finalización.
- Relación de participantes finalizados.
- Guía didáctica.
- Contenidos y recursos.
- Currículo y acreditaciones de la tutoría.
- Controles de aprendizaje.
- Actividades y correcciones.
- Informe integral de participación.
- Informe de actividad tutorial.
- Cuestionarios de satisfacción.
- Certificados o diplomas emitidos.
- Registro de entrega o descarga.
- Justificación de costes.
- Copia de seguridad o respaldo técnico del aula.
La plataforma debe permanecer activa durante el período necesario para las actuaciones de seguimiento y hasta un mes después de la presentación del último boletín de cotización del ejercicio. La documentación acreditativa debe conservarse durante cuatro años.
Un LMS preparado para FUNDAE reduce el trabajo administrativo
La mejor forma de gestionar internamente la formación corporativa bonificada es diseñar el proceso desde el principio pensando en tres objetivos: aprendizaje, seguimiento y evidencia.
Un LMS adecuado permite automatizar buena parte del trabajo, pero sin sustituir la intervención de responsables ni de la tutoría. Debe ayudar a organizar la formación interna, detectar incidencias, registrar la actividad y generar la documentación necesaria para el cierre.
Campus Educativa incorpora, entre otras funcionalidades, perfil de inspector, control de accesos, actividades, evaluaciones, foros, mensajería, encuestas de satisfacción, certificados automáticos, reportes de participación y reportes específicos para FUNDAE.
La clave no está únicamente en impartir el curso, sino en poder demostrar, cuatro años después, que la formación se comunicó, se realizó, se tutorizó y se evaluó correctamente.
Preguntas frecuentes (FAQs)
¿Cuáles son los errores frecuentes que pueden poner en riesgo la bonificación?
Los problemas más habituales no suelen deberse a la falta de formación, sino a la ausencia de evidencias:
- Comunicar el grupo fuera de plazo.
- Dar de alta una duración que no se corresponde con el curso.
- Utilizar únicamente documentos PDF.
- No crear el acceso de inspección.
- No conservar el currículo del tutor.
- Confiar toda la dinamización a mensajes automáticos.
- No corregir las actividades.
- Tener foros y herramientas de comunicación sin utilizar.
- Comunicar como finalizados a participantes que no han realizado el 75 % de los controles.
- Confundir tiempo de conexión con finalización.
- No registrar las sesiones de aula virtual.
- No acreditar la entrega de cuestionarios y certificados.
- Conservar únicamente un informe resumen sin detalle de accesos, actividades y comunicaciones.
- Cerrar o eliminar el aula sin generar previamente una copia de seguridad.
¿Qué requisitos debe cumplir un curso de teleformación para poder bonificarse?
El curso debe impartirse a través de un LMS que permita identificar a los participantes, registrar su actividad, controlar el progreso, realizar evaluaciones y conservar las comunicaciones con la tutoría. Además, debe incluir contenidos interactivos, una guía didáctica, herramientas de comunicación, asistencia tutorial y controles de aprendizaje. La simple descarga de documentos PDF no se considera suficiente como teleformación.
¿Cuándo se considera que un participante ha finalizado la formación bonificada?
En teleformación, el participante debe realizar al menos el 75 % de los controles de aprendizaje establecidos en el curso. También debe existir coherencia entre el tiempo de conexión, el recorrido por los contenidos, las actividades realizadas y las horas comunicadas a FUNDAE. Por este motivo, no debe utilizarse únicamente el tiempo conectado como criterio de finalización.
¿Los mensajes automáticos del LMS cuentan como tutoría?
Los avisos automáticos son útiles para recordar fechas, detectar inactividad o fomentar la continuidad, pero no sustituyen la intervención de una persona tutora. Debe existir una tutoría activa y proactiva, con comunicaciones humanas, resolución de dudas, orientación, seguimiento, corrección de actividades e intervención en los foros. Todas estas actuaciones deben quedar registradas en la plataforma.
¿Qué información debe incluir el reporte del LMS para una inspección de FUNDAE?
El reporte debe permitir reconstruir la participación de cada alumno: accesos, tiempos de conexión, progreso por contenidos, actividades entregadas, controles realizados, intentos, calificaciones, mensajes tutoriales, participación en foros y acceso al cuestionario de satisfacción y al certificado. También conviene conservar un informe específico de la actividad de la tutoría y un respaldo completo del aula.
¿Durante cuánto tiempo debe conservarse la documentación de la formación bonificada?
La empresa debe conservar durante cuatro años la documentación que permita acreditar la correcta realización de la acción: registros de actividad, evaluaciones, contenidos, guía didáctica, currículo del tutor, comunicaciones, cuestionarios de satisfacción y certificados o diplomas. Cuando estos documentos se entreguen desde el LMS, debe existir un registro que acredite su puesta a disposición o descarga.
