Poniendo el foco en el trabajo colaborativo, donde un equipo puede estar en diferentes sitiosy necesita compartir y crear documentación conjunta, nace Zoom Docs, una herramienta diseñada para centralizar el trabajo, crear un punto de colaboración y optimizar la productividad.
Zoom Docs. Qué es esta nueva herramienta integrada con Zoom
Zoom Docs es una plataforma de documentos colaborativos integrada con Zoom Meetings y potenciada por la inteligencia artificial (IA) a través de Zoom AI Companion. Esta herramienta te permite crear, compartir y coeditar documentos en tiempo real, con funcionalidades que ayudan a estructurar la información derivada de las reuniones de forma eficiente.
Uno de los principales beneficios de Zoom Docs es su capacidad para integrarse directamente en Zoom Meetings, lo que elimina la necesidad de alternar entre varias aplicaciones o pestañas. Durante una reunión, puedes compartir documentos, editarlos en colaboración con otros asistentes y acceder a las herramientas de IA que facilitan la organización y creación de contenido.
¿Cómo funciona Zoom Docs?
- Integración con reuniones: mientras estás en una reunión de Zoom, puedes abrir un documento, compartirlo con los participantes y editarlo de forma colaborativa. Esto permite que todos los asistentes puedan agregar comentarios, realizar ajustes o complementar la información de manera simultánea, sin necesidad de salir de la plataforma.
- Asistente de IA (AI Companion): después de una reunión, AI Companion puede generar automáticamente un resumen de la reunión y estructurar la información en un documento, lo que reduce la necesidad de escribir manualmente notas o actas. También puedes utilizar la IA para aclarar información, realizar resúmenes y traducir contenido a otros idiomas.
- Documentos personalizados: Zoom Docs permite la creación de documentos flexibles y personalizables, con diferentes bloques de contenido como texto, tablas e imágenes. Esto es útil para varios casos de uso, como la creación de wikis, la planificación de proyectos o la documentación interna.
- Uso de datos estructurados: Si necesitas organizar grandes cantidades de datos, las tablas dentro de Zoom Docs te permiten filtrar, agrupar y clasificar información, lo que facilita el seguimiento de proyectos y la consolidación de información.
- Integración de aplicaciones de terceros: Zoom Docs es compatible con otras plataformas populares, como Google Drive, YouTube, Figma y X (anteriormente Twitter). Esto significa que puedes integrar contenido de estas aplicaciones dentro de tus documentos, lo que resulta útil cuando trabajas con información de varias fuentes.
¿Cómo facilita la colaboración Zoom Docs?
Además de la edición simultánea en tiempo real, Zoom Docs incorpora funciones que hacen más fácil la comunicación entre los miembros del equipo. Por ejemplo, puedes utilizar @menciones para notificar a colegas sobre partes específicas del documento, agregar comentarios en hilos y asignar tareas a personas dentro del mismo archivo.
Esta capacidad de colaborar en un solo documento durante una reunión, y luego continuar el trabajo entre reuniones, ayuda a eliminar barreras en la comunicación y a agilizar el flujo de trabajo, especialmente en entornos híbridos o remotos.
Acceso y uso de Zoom Docs
Zoom Docs está disponible en las cuentas Pro, Comercial, Educación y Empresarial de Zoom Workplace. Para los usuarios de la cuenta básica, es posible crear documentos personales ilimitados y hasta 10 documentos colaborativos. Sin embargo, las funcionalidades avanzadas de AI Companion están limitadas a los planes pagos.
El acceso a Zoom Docs es posible desde la aplicación de Zoom Workplace en su versión 6.1.6 o superior, y también puedes utilizarlo desde la web en docs.zoom.us. Esta flexibilidad te permite trabajar en documentos desde tu escritorio, dispositivo móvil o directamente desde el navegador.
¿Qué tipos de documentos puedes crear?
Con Zoom Docs, puedes gestionar diferentes tipos de proyectos, desde la documentación interna y la creación de wikis, hasta la planificación de tareas y la organización de proyectos. Gracias a la integración con otras herramientas y el uso de IA, puedes consolidar toda la información relevante en un solo lugar, facilitando la colaboración continua entre todos los miembros del equipo.
Puedes consultar todos los detalles de esta nueva herramienta.
Integración de Zoom Workplace con la plataforma de teleformación Educativa
En este apartado te contamos cómo funciona la integración de Zoom dentro del Campus, para que tus formaciones sean completas y de fácil acceso.
Sesiones online con Zoom, dentro de un aula
La plataforma de videoconferencias Zoom, reconocida por su fiabilidad y calidad, ha sido integrada mediante el protocolo LTI dentro del Campus Educativa LMS. Esta integración permite a los usuarios con cuentas PRO y Business acceder a todas las funcionalidades de Zoom directamente desde el entorno del campus virtual.
Beneficios de la integración con Zoom:
- Acceso directo a videoconferencias: los docentes pueden programar, gestionar y realizar clases virtuales sin necesidad de salir de la plataforma Educativa, optimizando así el flujo de trabajo y la organización de las clases.
- Acceso a grabaciones y recursos: los estudiantes tienen la posibilidad de visualizar reuniones programadas y acceder a grabaciones de sesiones pasadas, lo que les permite repasar contenidos clave y mejorar su comprensión.
- Configuración flexible y segura: la integración permite configurar las reuniones con distintas opciones, incluyendo restricciones de acceso para asegurar la privacidad y la seguridad de las sesiones.
¿Cómo funciona la integración de Zoom y el Campus Educativa en la práctica?
Los profesores pueden programar sus reuniones directamente desde el Campus Educativa, sin necesidad de cambiar de plataforma. Los estudiantes, por su parte, pueden visualizar las reuniones programadas, unirse a ellas fácilmente y acceder a las grabaciones de clases anteriores para repasar los contenidos.
La configuración de las reuniones es flexible y puede ajustarse según las necesidades del curso, como por ejemplo restringir el acceso hasta que el profesor esté presente en la sala. Una vez que se une a la reunión, esta se abre de forma automática, sin necesidad de volver a iniciar sesión, ya que el sistema reconoce tanto al profesor como a los estudiantes.
Si quieres ampliar información sobre esta integración puedes acceder a este artículo.
