Tips para afrontar formaciones online en vivo y no morir en el intento

Es interesante que antes de iniciar la sesión y con algún tiempo de antelación, envíes un pequeño instructivo (y con «pequeño» queremos decir breve y concreto, con el fin de que sea leído) a todos los asistentes.

En este documento debes informar cómo han de prepararse:

• Qué navegadores utilizar y qué versiones.
• Qué equipamiento necesitan tener instalados: webcam, auriculares con micrófono, altavoces, etc.
• Instalar plugins e indicar enlaces de descargas (si fuera necesario).
• Indicaciones paso a paso de cómo verificar que tenemos todo a punto dentro del sistema.

En cuanto al ponente, es importante tener preparados de antemano aquellos materiales que necesitará utilizar:

• Presentaciones, vídeos, programas, enlaces, etc.
• Todo lo que se pueda dejar pre-subido en la videoconferencia ¡mejor!
• No está de más mencionar que si el ponente no tiene mucha experiencia, se recomienda que practique la sesión previamente.

Llega el momento crítico, la fase donde tendremos que centrarnos en realizar la formación y no en problemas técnicos.

La recomendación principal es contar con una persona distinta al orador y que realice las funciones de soporte para ir atendiendo las preguntas de índole técnica. Esta persona puede tener un documento con las respuestas a las incidencias más comunes, con el fin de contestar rápido.

Algunos tips para controlar el consumo alto de recursos:

• Conviene controlar la latencia ya que en momentos de mucho tráfico pueden producirse retardos importantes audio/imagen.
• Pausar la cámara web del profesor si se va a compartir un documento o la pantalla, o de los asistentes, llegado el caso.
• No tener de forma simultánea, muchas cámaras webs activas (con muchas queremos decir más de 30).
• Silenciar el micro de los alumnos, en el caso de que alguno necesite hablar, que levante la mano y el anfitrión le habilite el micro.
• Si se habilita algún usuario para realizar una consulta, pausar el espacio compartido.
• Es importante que indiques si vas a admitir preguntas a lo largo de tu presentación o si vas a resolverlas al finalizar. En cualquier caso, si tu videoconferencia cuenta con ello, habilita un espacio para que los asistentes dejen sus preguntas en el momento que les surjan para responderlas según hayas decidido.
• Para conocer feedback instantáneo puedes realizar encuestas en vivo. ¡Procura tener listas las preguntas antes!
• También puedes grabar la sesión para compartirla entre los asistentes a modo de repaso, o para aquellos que no hayan podido asistir.

Ahora que ya está terminando la sesión, veamos algunas ideas para terminar de forma triunfal:

• Antes de finalizar la sesión, intenta resolver todas las dudas pendientes.
• Si has utilizado material de apoyo, permite que el asistente se lo descargue, o también puedes facilitar algún material resumen, infografías, etc.
• Realiza una encuesta en vivo rápida para conocer el feedback de tus asistentes de qué les ha parecido la sesión.
• Cierra con una ronda de preguntas y respuestas, con la posibilidad de que hablen tus asistentes.
• Indica cuáles son los pasos que esperas que hagan después de esta sesión.
• Agradece la atención y el tiempo dedicado y ¡No te olvides de cerrar la sesión!